こんにちは。アジャイルコーチとして、これまで数多のチームの「情報の霧」を晴らしてきた経験から、今日はTrelloを単なる付箋ツールから、「チームの鼓動を可視化する経営ダッシュボード」へと進化させる秘術を伝授します。
Trelloは直感的ですが、多くの人が「タスクを並べるだけ」で終わらせてしまいます。もったいない。Trelloの真価は、「カスタムフィールド」と「Power-Up」によるデータの構造化にあります。
今回は、営業パイプラインの金額管理を例に、Trello上でKPIをリアルタイムに把握する仕組みを構築しましょう。
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1. Trelloの役割：なぜ「タスク」を「データ」に変えるのか
初心者の方がまず理解すべきは、Trelloを「ToDoリスト」ではなく「状態遷移するデータの器」と捉えることです。
タスクが右に動く（＝進捗する）たびに、その裏側で金額や進捗率が自動集計される仕組み。これを作れば、週次の「進捗報告会」という名の「苦行」から解放され、チームは本来やるべき創造的な仕事に集中できます。
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2. 基礎セットアップ：カスタムフィールドの召喚
まずは、数値データを扱うための「カスタムフィールド」を有効化します。
1. ボード右上のメニューから「Power-Up」を選択。
2. 「カスタムフィールド (Custom Fields)」を検索し、追加（有効化）。
3. カードを開くと「カスタムフィールド」というボタンが現れます。ここで「金額」という名前で「数値」タイプのフィールドを作成してください。
ポイント： ここで「カードの前面に表示」に必ずチェックを入れてください。これが「HelloWorld」の成功の鍵です。カードを見た瞬間に金額が目に飛び込んでくる。この「直感性」がチームの意識を変えます。
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3. 高度な可視化：売上進捗を「自動集計」する魔法
単に数値を入力するだけでは、進捗は分かりません。ここで、Power-Upの「Card Aging」と「Dashcards」の組み合わせを使います。
ステップ1：Dashcardsの設定
1. Power-Upで「Dashcards」を追加します。
2. ボード上に「新しいDashcardを作成」というボタンが表示されます。
3. このカードの設定で、「合計（Sum）」を選択し、先ほど作成した「金額」フィールドを指定します。
これで、特定のリスト（例：受注済み、交渉中）にあるカードの金額合計が、ボード上にリアルタイムで表示されるようになります。
ステップ2：進捗率のプログレスバー化
「チェックリスト」を活用して、進捗を可視化しましょう。
チェックリストを「準備・ヒアリング・提案・クロージング」のように定義し、すべてのタスクにテンプレートとして適用します。
運用上のヒント：チェックリストの活用
- 各タスクに必ず「進捗チェックリスト」をテンプレートとして紐付ける
- 「Trelloの自動化（Butler）」を使い、チェックリストが100%になったら
自動的にカードを「完了」リストへ移動させる
Butler設定例（自動化ルール）：
> WHEN チェックリストのすべての項目がチェックされたら
> DO カードを「受注済み」リストに移動する
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4. 精度を高めるための「HelloWorld」：動作確認
まずは以下の手順で、システムが正しく動くかテストしてください。
1. テストカード作成: 「テスト案件A」というカードを作る。
2. 数値入力: カスタムフィールド「金額」に「100,000」と入力する。
3. 可視化確認: カードの表面に「100,000」が表示されているか確認する。
4. 集計確認: Dashcardsがその「100,000」を拾い、ボード全体の合計を更新しているか確認する。
これができれば、あとはカードを増やしていくだけです。チームメンバー全員が同じルールで入力さえすれば、ボードを見るだけで「今月あといくら必要なのか」が誰の目にも明らかになります。
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最後に：先輩からのアドバイス
ツールは「使いこなす」のではなく、「自分たちのリズムに合わせる」ものです。
最初は面倒に感じるかもしれませんが、一度この「数値が自動で動く体験」をすると、もう元の管理方法には戻れなくなります。
「毎日の作業が劇的に楽になる」——これは決して誇張ではありません。情報が集約され、可視化されることで、「次に何をすべきか」の判断コストがゼロになるからです。
まずは今日のタスク一つに、カスタムフィールドを一つ追加することから始めてみてください。あなたのチームのベロシティは、そこから確実に加速し始めますよ。
何か詰まったら、いつでも聞いてくださいね。応援しています。